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Come organizzare una riunione collaborativa

Martedì 19 Luglio 2016

L’allestimento della sala non è tutto ma aiuta: ecco quattro diversi allestimenti per incentivare la collaborazione. Con le nostre note per "decodificare" quale messaggio riceveranno i tuoi ospiti.

Allestimento a tavolo imperiale

Messaggio: tu sei importante in questo evento, diamo molto valore a quello che pensi e che dirai; anzi, ci aspettiamo molto dal tuo contributo.
Con questo allestimento a tavolo imperiale ogni ospite deve sentirsi uno dei relatori, alla pari degli altri.
Note tecniche: alle spalle degli ospiti principali è possibile aggiungere una lista di uditori che non ricoprono un ruolo primario. Da un punto di vista tecnico, serve un impianto di conference system (un microfono ogni due persone), telecamere per riprese e regia video, monitor di rimando in abbondanza per permettere a tutti di vedere bene le presentazioni. Per piccoli numeri le esigenze tecniche sono più semplici.



Allestimento a tavoli rotondi o rettangolari

Messaggio: siamo insieme per un grande progetto, collaboriamo!
Con l'allestimento a tavoli per gruppi (rotondi o rettangolari) si creano dei gruppi di lavoro. Con tavoli rettangolari è possibile variare l'allestimento della sala al variare delle esigenze nel corso del meeting mentre ai tavoli rotondi siedono 6-8 persone.
Note tecniche: con un paio di microfoni gelato si risolve il problema dell'amplificazione di partecipanti e relatore. Non tutti i posti vanno occupati, però, in modo che nessuno dia le spalle al relatore. 




Allestimento a platea con scrittoio

Messaggio: abbiamo un messaggio per te, mettiti comodo e facci credito della tua attenzione.
L'allestimento a platea con scrittoio suggerisce al partecipante la possibilità di prendere appunti: è un modo per sottolineare l'importanza del messaggio che sta per essere comunicato.
Note tecniche: l'allestimento a platea con scrittoio è il più semplice da realizzare e, in molte sale del centro congressi, è l'allestimento standard.



 

Allestimento a banchi scuola

Messaggio: stiamo per parlarti di argomenti articolati e complessi che richiedono tutta la tua attenzione e collaborazione.
Note tecniche: l'allestimento a banchi scuola occupa parecchio spazio ma ricrea in minima parte la situazione della scrivania di lavoro del partecipante; in questo modo gli si offre la possiblità di tenere a portata di mano sia materiale cartaceo dell'evento sia pc portatile e/o telefono che ogni manager e professionista tiene sempre con sè.






Photo credit: VFS Digital design @ Flickr
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