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Dietro le quinte: come organizzare un meeting aziendale con una sola telefonata

Venerdì 17 Aprile 2015

Anche se sembra azzardato, è possibile – nell’80% dei casi -  organizzare un meeting con una sola telefonata. Come? Chiamando il centro congressi! Dall’altro capo della cornetta risponde un consulente specializzato. Ad esempio, i colleghi dell’ufficio commerciale, mentre parlano con il cliente, possono consultare il database con lo storico di oltre 2.000 eventi realizzati di recente e migliaia di preventivi per i più diversi settori merceologici.

 

Dietro le quinte 2: la magica check-list per organizzare un meeting aziendale


Ogni organizzazione è un po’ lepre e un po’ tartaruga. Gli organizzatori di eventi lo sanno: sul fronte interno, il cliente non sempre è loquace e chiarisce al primo colloquio tutti i dettagli dell'evento. In questo caso si può mettere in atto qualche trucchetto: creare e aggiornare liste di attività per ogni evento, aggiornandole via via per gli eventi ricorrenti, dopo ciascun evento.  Mentre sul fronte esterno, quello che invece gli organizzatori si aspettano da una sede specializzata in eventi è sempre una risposta lepre. E anche in questo caso c’è un trucco a disposizione: liste di informazioni da fornire alla sede congressuale.

Quali sono le domande più quotate? Abbiamo fatto sintesi delle migliaia di richieste ricevute e vi proponiamo di confrontarvi con questa lista:
  • Data dell’evento (sembra lapalissiano ma vi assicuriamo che non lo è!);
  • Orario di inizio e di fine dell’evento (come mettere le briglie ai relatori prolissi!);
  • Numero dei partecipanti;
  • Target dei partecipanti (clienti? distributori? dipendenti?);
  • Settore merceologico del committente (i settori industriali sono i più variegati);
  • Servizi tecnici richiesti oltre la sala meeting;
  • Eventuali servizi catering.
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