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Ottenere il massimo da ogni relatore

Martedì 8 Aprile 2014

Giampietro Vecchiato è consulente di direzione ed esperto di comunicazione per le organizzazioni complesse. Socio professionista di FERPI, è relatore in convegni e formatore sia a livello universitario (Università degli Studi di Padova e Udine; Università IULM di Milano) che post universitario.
L'abbiamo intervistato per comprendere meglio come ottenere il massimo da ogni relatore.
 

1. Cosa consiglieresti ad una azienda che vuole presentare il suo prodotto e ha deciso di farlo organizzando un convegno o un seminario?

 
Giampietro VecchiatoPrima di tutto bisogna avere chiaro l’obiettivo dell’evento: cosa si vuole comunicare, quale risultato si vuole raggiungere, quale messaggio vogliamo trasferire al nostro pubblico e quale esperienza vogliamo fargli vivere.
La coerenza con gli obiettivi prefissati è il primo ingrediente per trasformare l’evento in un ricordo positivo che si imprime nella mente dei partecipanti.
Creatività, unicità, creare emozione, sono gli altri fattori che non possono mancare per creare un evento di successo.
Il secondo suggerimento è di non sottovalutare mai gli aspetti organizzativi: dietro al risultato positivo di un evento c’è un processo organizzativo complesso che viene gestito dall’Event Manager, la figura professionale che gestisce l’intera regia dell’iniziativa, dalle prime fasi di progettazione al follow up.
Organizzare un evento non è solo questione di creatività come molti pensano, ma soprattutto di metodo e professionalità.
 

2. Hai un relatore che ha molte cose da dire, anzi, quando ha davanti una platea scopre di averne molte di più di quelle che pensava. L'effetto noia è assicurato. Non guarda l'orologio. Non finisce più. Gli ospiti sbadigliano. Dove è l'errore?

 
Per evitare di ritrovarsi in questa situazione le parole chiave sono ancora “metodo” e “pianificazione” nella preparazione dell’evento: l’event manager deve condividere la scaletta con il relatore e il moderatore/conduttore per analizzare insieme i tempi da dedicare a ciascun argomento e a quali punti dare priorità. Non si può voler dire tutto! Il tempo e l’attenzione della platea non sono infiniti, bisogna concentrarsi sull’essenziale.
Se, nonostante la corretta progettazione e condivisione della scaletta, il relatore non riesce a gestire il tempo a disposizione, sarà compito del conduttore far rispettare i tempi e riportare il relatore ai contenuti della scaletta condivisa in precedenza con l’event manager. L’organizzazione di un convegno richiede anche capacità di problem solving e gestione delle emergenze.
Per ovviare al problema noia della platea, è bene ricordare in fase di progettazione che ogni evento è più memorabile se è dinamico e prevede un coinvolgimento del pubblico. Partecipazione e condivisione contribuiscono a rendere l’evento un’esperienza unica. In questo caso l’event manager potrà suggerire al moderatore o presentatore di intervenire gestendo le domande con il pubblico e/o suggerendo interazione.
 

3. Al contrario, la migliore organizzazione esistente sul globo ha organizzato un evento; il presidente, il più geniale dei presidenti è il relatore. Ma quando si alza per andare al podio sembra lo zombie di se stesso: si inceppa, dice ...ehm... 100 volte... non è per nulla convincente. Cosa ha sbagliato?

 
Fare un corso public speaking, soprattutto quando si ricoprono ruoli di rilievo, potrebbe essere un primo passo per imparare a gestire l’ansia e l’attenzione del pubblico.
Alcuni suggerimenti da dare al relatore in fase di preparazione dell’evento possono essere:
- inserire esperienze, storie, narrazioni per rendere la presentazione più esperienziale e meno monotona;
- creare una relazione e un rapporto di dialogo con il pubblico;
- muoversi per tenere alta l’attenzione;
- utilizzare il linguaggio non verbale e la gestualità;
- lavorare sull’intonazione e l’utilizzo della voce.
Per rompere il ghiaccio personalmente utilizzo due modalità a seconda della platea e del mood che si respira in sala. In un caso “racconto una barzelletta” o leggo qualche breve brano coerente con il tema. In un secondo caso “chiedo scusa” anticipatamente: per la possibile noia, per la lunghezza dell’intervento, per l’assenza di slide, ecc. A volte invento un motivo per “chiedere scusa”. In altre parole chiedere scusa serve per costruire un dialogo e ben predisporre gli ascoltatori.
 

4. Ad un seminario con più relatori, ognuno ha il suo tempo fissato. Uno di questi suscita molto interesse e molte domande, ma, ligio alla scaletta concordata, tronca improvvisamente la sua presentazione lasciando gli spettatori che volevano approfondimenti senza parole. Chi ha sbagliato, il relatore o l'organizzatore?

 
Bisogna sempre tenere a mente che parlare in pubblico è un evento dinamico, un processo di relazione che richiede anche flessibilità e capacità di interpretazione del proprio pubblico.
Anche in questo caso il ruolo del moderatore in accordo con l’event manager è quello di gestire il flusso di attenzione della platea, proponendo l’interazione con il pubblico stesso.
In fase di progettazione della scaletta l’event manager deve calcolare un margine di tempo da dedicare alle domande e agli approfondimenti (o a un tempo maggiore per il relatore). Se la platea si dimostra interessata all’argomento, sarà sufficiente ricordare che al termine dell’incontro c’è spazio per ulteriori domande oppure ricordare al relatore di lasciare la propria e-mail e i contatti per chi volesse approfondire alcuni temi che non si fa a tempo a trattare.




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