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Cinque modi infallibili per pianificare la rovina di un convegno

Martedì 3 Settembre 2013

Per quanto sia difficile da immaginare, a volte i peggiori nemici dei convegni sono gli organizzatori.
Non è sempre così, beninteso. Ma può capitare che chi crede di pianificare un convegno sta in perfetta buona fede progettando scientificamente la sua rovina. Eccovi alcuni esempi. Garantiamo che non sono di fantasia.
 
1. Il convegno fila che è una meraviglia. Ad un certo punto l’impianto audio si guasta. Un silenzio irreale cala sulla sala.

2. Il giorno dell’evento si scopre che il transfer per gli ospiti non è stato prenotato. E non sembrano dotati di grande sense of humor.

3. Eh no, stavolta tutto è stato organizzato proprio bene. Il relatore è pronto in sala. Peccato che al seminario non si presenti nessuno.

4. Sublime applicazione della legge di Murphy: la lampada del videoproiettore salta proprio durante quella presentazione che per voi era così importante.

5. Comincia la presentazione del nuovo software tanto atteso dalla forza vendita: il pc si blocca con un messaggio “Dovresti aggiornare il kernel al blocco X1K0W4Z0V0A3F0F4F7 alla versione 8.3.4.2”.

6. Garantiamo che è accaduto. Convegno su un’isola, organizzatori sul motoscafo abbigliati formalmente e con tutti i depliant. Passa un motoscafo ambulanza. Si alza un’onda formato tsunami che lava tutto, carte, poster. E convegnisti, naturalmente.
 

Preparare un piano B per gli eventi

Basta una polizza assicurativa? Qualcuno dice “eh, ma questa non la potevamo prevedere”. Certo, ma ora dovete risolverla. Non tutti reagiscono puntando direttamente alla soluzione (il professionista è questo).

Per rovinare un convegno basta che una su dieci cose fondamentali non funzioni al momento in cui deve funzionare e che nessuno sia pronto a mettere in atto il piano B.
Immaginiamo il piano B delle situazioni sopra riportate.

1. Il tecnico della sala da convegni ha un impianto audio di riserva in magazzino e in cinque minuti il convegno riparte.
 
2. L’organizzatore ha una lista di fornitori di transfer di riserva tenuti opportunamente caldi e fa subito le telefonate necessarie.

3. Non seguire il suggerimento del seguente punto A.

4. Il tecnico della sala da convegni ha sempre pronto un videoproiettore di riserva e in cinque minuti il convegno riparte.

5. Non seguire il suggerimento del seguente punto F.

6. Il mondo a volte è veramente sorprendente, non credi?

Ecco quindi cinque modi infallibili per far fallire il convegno:

A. Una volta mandati gli inviti, evitate accuratamente di richiamare gli invitati. Potreste scoprire che non avevano ricevuto l’invito. Se non sono venuti è colpa loro, no?


B. Accentrate tutta l’organizzazione su di una persona: lavorare in squadra fa perdere un sacco di tempo. E poi si rischia  di scoprire che qualcun altro ha un’idea migliore.

C. Assegnate le mansioni alla squadra, tipo “qualcuno si ricordi di prelevare il relatore all’aeroporto”. Tutto filerà liscio. Soprattutto nessuno mai dirà “non l’ho fatto perché pensavo ci fossi andato tu!”

D. Come il grande Socrate, non lasciate nulla di scritto. Abbiamo tutti una ottima memoria e sappiamo esattamente chi deve fare cosa, dove, a che ora e perché. (N.B. Su cosa abbia detto esattamente Socrate ci sono varie interpretazioni).

E. Dunque… non ricordo esattamente il quinto consiglio, non l’ho scritto da nessuna parte, ma ce l’ho sulla punta della lingua... Vabbè non lo ricordo, e allora?

F. Affidatevi totalmente alla tecnologia: adsl, pc, sms, hdmi, vga, app funzionano sempre. Non testate nulla, oramai il progresso è così avanzato che vi potete fidare del nuovo pc portatile, non si impianterà mai, no?

G. Non rileggete mai nulla. Tanto non ci saranno errori di stumpa.

Post scriptum. Aggiungiamo pure un punto H: “Ma dai, i centri congressi sono tutti uguali!”
 
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