home | Faq |

5 errori da evitare ad un evento

Martedì 14 Maggio 2013

Quali sono le 5 cose assolutamente da evitare quando organizzi un evento? In questa news intervistiamo Francesca Trevisi, giornalista e comunicatrice professionista, che  ci insegna ad evitare gli errori partendo dalle buone pratiche.

Francesca Trevisi, giornalista professionista, ha lavorato per molti anni nella carta stampata, in radio e in televisione. Nel 2001 ha deciso di uscire dalle redazioni per occuparsi di comunicazione in senso lato. Oggi è responsabile dell’ufficio stampa di Fondazione Città della Speranza e di Run for Children. Da 4 edizioni è la presentatrice ufficiale di Segnavie, il ciclo di conferenze organizzate da Fondazione Cassa di Risparmio di Padova e Rovigo, e ha presentato numerose edizioni della Cena di Santa Lucia.


 

Comunicare con gli eventi (e vendere di più): 5 fattori di successo

 

D. Quali sono le 5 cose fondamentali per organizzare un evento di successo?

 

Francesca TrevisiIn assoluto, la prima cosa da fare è decidere il contenuto dell'evento. Gli organizzatori devono focalizzare il messaggio che il cliente vuole trasmettere e metterlo per iscritto sotto forma di un titolo (possibilmente accattivante). Sembra scontato, ma molto spesso non c’è chiarezza su quello che si vuole comunicare.

 

D. Mettersi a ragionare con carta bianca e matita non è il modo per rendere tutto macchinoso?

 

È esattamente il contrario: un evento fluido, dove tutto scorre in modo molto naturale, è invece il risultato di una preparazione dettagliata, mentre l’origine dell'insuccesso è sempre l'impreparazione, cioè pensare di poter improvvisare. Quindi: primo, non improvvisare;  secondo, identificare bene il messaggio.

 

D. Il terzo fattore chiave qual è?

 

Il terzo passaggio è identificare i relatori, e non diamolo per scontato. Il focus di un evento è il messaggio, quindi è fondamentale individuare le persone giuste che durante l'evento veicoleranno il messaggio. I relatori incaricati dovrebbero essere in grado di gestire bene la comunicazione in pubblico, sfruttando tutti i canali sensoriali dell’audience. Un evento riuscito è per definizione multi sensoriale, il partecipante dovrebbe essere raggiunto da messaggi visivi, uditivi, emozionali per mantenere sempre alta l’attenzione. Purtroppo questo molto spesso non accade.

 

D. quindi, per fare un esempio, anche il colore delle slide andrebbe deciso a tavolino?

 

In un evento con più di 20 persone le slides sono diventate uno strumento imprescindibile. Direi che questo è il quarto punto. Le slides e le videoproiezioni servono ad aiutare la platea a seguire meglio il relatore, che spesso si trova a una certa distanza, e a memorizzare i concetti chiave, quindi a ricevere con più chiarezza il messaggio.

 

D. E il presentatore a cosa serve?

 

Ecco il quinto punto di un evento di successo: ingaggiare un presentatore!  Il presentatore è un facilitatore e il suo compito è proprio quello di aiutare il pubblico a orientarsi e a rendere più chiaro lo svolgersi dell’evento. Per fare bene il suo lavoro il conduttore deve conoscere in modo dettagliato tutti gli aspetti dell’evento. Il mio compito di presentatore non si limita a pronunciare frasi di benvenuto ma sempre di più mi occupo di regia e rendere i contenuti più chiari e fruibili dal pubblico. Per questo comincio a lavorare con il cliente diverso tempo prima per studiare la scaletta.

 

D. Ma è sufficiente organizzare un evento per vendere i propri prodotti o servizi?

 

Non sempre è la vendita l'obiettivo primario di un evento. Se pensiamo agli eventi della nostra vita, nascite, cerimonie, diplomi, lauree, sono occasioni indimenticabili che si fissano nella nostra memoria come ricordi indelebili. L'obiettivo dell'evento secondo me è questo: un giorno memorabile da associare a un messaggio preciso. Nel caso della presentazione di un prodotto, tanto più coinvolgente sarà l’evento, tanto più probabile sarà che le vendite salgano, ma qui entrano in campo molti altri aspetti commerciali…

 

D. Infine, perché alcuni organizzatori di eventi condividono per tempo  la loro scaletta con i tecnici audiovideo di sala ed altri non la condividono affatto oppure la fanno leggere all'ultimo momento?

 

Credo sia un errore dovuto ad inesperienza. Proprio perché l’evento sia fluido, tutti devono sapere cosa fare, in qualsiasi momento, e il responsabile dell’evento potrà gestire eventuali imprevisti anche con una singola occhiata al tecnico, solo se c’è stata una preparazione prima. Quindi fondamentale la riunione di scaletta con i tecnici prima di salire sul palco!

 

 

< torna indietro