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4 suggerimenti per un meeting internazionale di successo

Lunedì 9 Settembre 2013

Un meeting con partecipanti di tutti i continenti – persone di cultura, tradizioni e sensibilità diverse – è sempre un’occasione di crescita per un’azienda. Ma può nascondere alcune insidie. Eccovi quattro accorgimenti utili per gestire al meglio questi importanti eventi internazionali.

Dare i collegamenti Wi - Fi a piene mani (e a larga banda)

Secondo i trend globali (espressi in modo convincente da Corbin Ball, un esperto americano di tecnologie negli eventi -maggiori informazioni qui-), il Wi - Fi sta diventando il principale motivo di scelta per gli business hotel. Tanto più per i centri congressuali!
Ormai va classificato come una necessità vitale. E possibilmente senza modalità di attivazione complicate o “invasive” dei dati personali.

Stampare il biglietto aereo di ritorno, prenotare un viaggio in treno, verificare la disponibilità di un hotel per prolungare il soggiorno, restare in contatto con i propri colleghi e famigliari: per chi proviene dall'estero, utilizzare le connessioni cellulari in roaming diventa un costo proibitivo. Il servizio internet wi-fi gratuito permette di accedere semplicemente a internet senza compilazione di moduli e raccolta di dati personali. Al Centro Congressi Padova disponiamo di un sistema a banda larga che permette 628 accessi contemporanei. Lo abbiamo testato con successo con i 500 congressisti internazionali che lo hanno utilizzato in continuazione per quattro giorni durante l’ultimo convegno SIAM GS 13 nel mese di giugno 2013.

Collegare paesi diversi con la videoconferenza

videoconferenza padovaI partecipanti ai meeting internazionali hanno normalmente agende molto fitte. Coordinarle tutte è un’impresa. Qualcuno fissa la data, qualcun altro la subisce e capita sempre che proprio nei giorni del meeting ci sia l’evento famigliare o aziendale, o in generale l’imprevisto per cui quel collega non potrà proprio esserci. Problemi? Nessuno, se lo colleghiamo in videoconferenza.

Finché si parla di congressisti statunitensi o nordeuropei, si obietterà, non c’è problema. Ma con i paesi meno tecnologici? Vi raccontiamo come abbiamo gestito un meeting nel quale gli ospiti non si sono mossi dal loro paese, collegando in videoconferenza anche paesi come lo Sri Lanka non proprio in testa alla classifica Ocse sulla banda larga: clicca qui.

Un catering rispettoso di etnie e tradizioni diverse

 
Il mondo è veramente grande e vario, lo si nota a tavola. E può essere un problema. Perché purtroppo non tutti gli ospiti segnalano le loro abitudini alimentari nella scheda di partecipazione. Normale quindi trovarsi un po’ spiazzati quando a buffet già iniziato un ospite segnala un’allergia al lattosio, domanda se tra gli ingredienti ci sono le uova oppure chiede alimenti senza glutine.

Per gestire simili eventualità si può agire preventivamente in due o tre direzioni:
1. aumentare il font della sezione “segnala le tue abitudini alimentari” nel modulo di partecipazione, applicando un bel grassetto sottolineato espanso. Sembra una banalità, ma aiuta a risolvere preventivamente varie situazioni spiacevoli.
2. scegliere dei menu con cibi etnicamente non critici.
3. (la soluzione che abbiamo adottato al Centro congressi Padova), scegliere una sede dotata di un catering esperto, come la Ristorazione Forcellini certificata AIC (Associazione Italiana Celiachia) per i pasti gluten-free, pronta a dare risposta a qualsiasi domanda sugli ingredienti e le modalità di cottura di ogni cibo. 
Quanto al punto 2, se vi sono ospiti che provengono da paesi a maggioranza islamica, meglio evidentemente evitare la
 carne di maiale anche in affettati e insaccati. Se ci sono persone di religione ebraica, meglio informarsi se seguono le regole alimentari stabilite nella Torah: in questo caso al Centro congressi Padova siamo convenzionati con un catering specializzato in cibo kosher che opera su Venezia. In linea di massima, infine, mettere in menu qualcosa di vegetariano in più di un caso può togliervi dall’imbarazzo.

le nostre proposte per il catering

Dilemma aeroporto: prelevo l’ospite o lo informo?

Non sempre prelevare l’ospite all’aeroporto è la soluzione migliore. Con una verifica puntuale dei mezzi di trasporto pubblici è possibile rendere autonomi i partecipanti, con una qualità del servizio assolutamente paragonabile e un’economia finale sulle spese di viaggio che gravano sul partecipante o sull’organizzazione.

Mentre il sistema aeroportuale del Nordest punta all’integrazione (vedi news ASCA), non dobbiamo mai dimenticare che Padova è raggiungibile nell’arco di 1 ora di viaggio da 3 aeroporti, Venezia, Treviso e Verona. L’aeroporto di Venezia è il principale, ma tenete conto anche che i maggiori costi di trasferimento per Treviso e Verona potrebbero essere compensati da costi più competitivi grazie alle tariffe low cost.

Ecco una tabella riassuntiva:

Areoporto Distanza e durata Costo a tratta
Venezia - Marco Polo 43 km / ~ 40 minuti in auto ~ € 10,00 (autobus)
€ 32,00 (transfer di gruppo, prezzo a persona)
~ € 85,00 (transfer individuale)
Treviso - Canova 63 km / ~ 50 minuti in auto ~ € 12,00 (autobus)
€ 41,00 (transfer di gruppo, prezzo a persona)
€ 85,00 (transfer individuale)
Verona - Catullo 103 km / ~ 1 ora in auto € 80,00 (transfer di gruppo, prezzo a persona)
€ 160,00 (transfer individuale)


Come arrivare a Padova

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